CAPITULO V
OFIMÁTICA
La ofimática es aquel conjunto de herramientas,
técnicas y aplicaciones que se utilizan para facilitar, optimizar, mejorar y
automatizar las tareas referentes a la oficina. Es decir que la
ofimática alude a los métodos que se emplean para todo lo relacionado a las
actividades de la oficina que logran el procesamiento computarizado de datos
escritos, sonoros y visuales. La palabra ofimática se forma de los acrónimos de
los vocablos oficina e informática.
Las herramientas o medios ofimáticos permiten
idear, elaborar, ceder, guardar todas las informaciones necesarias en una
oficina. Las herramientas de ofimática son: procesamiento de texto, base de
datos, hojas de cálculo, programas de correo electrónico, suite ofimática,
calculadora, agendas, entre otros programas. La ofimática hoy en día también
puede abarcar gestiones de documentos administrativos, planificación de
reuniones y administración de cronogramas de trabajo, además de tratamientos de
datos numéricos e intercambio de información. Las herramientas ofimáticas le
permiten a muchas empresas crear, manipular, idear, almacenar y hasta
transmitir información imprescindible en una oficina; y todo esto es posible ya
que actualmente es de suma importancia que dichas organizaciones estén
conectadas a una red local o internet.
Son amplia mente usada en varios lugares, ya que
al ser eso, hace que sea asequible adquirir toda la suite, que programa por
programa, lo cual es más complejo, al tener que conseguir programa por
programa, y en caso del software pagado, más caro.
Adicionalmente, la suite puede contener un
programa de presentación, un sistema de gestión de base de datos, herramientas
menores de gráficos y comunicaciones, un gestor de información personal (agenda
y cliente de correo electrónico) y un navegador web.
En la actualidad las suites ofimáticas dominantes
en el mercado son, por parte del software pagado, Microsoft Office, la cual
posee sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus
programas. Respecto al software libre, está Open Office, desarrollado por Sun
Microsystems, también con un formato para cada programa, pero de código
abierto.
·
Procesador de textos.
·
Hoja de cálculo.
·
Herramientas de presentación multimedia.
·
Base de datos.
·
Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
·
Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros
Es un procesador de textos. Si deseas redactar
una carta, un fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso
si quieres hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear
una agenda o un calendario. También puede, claro está, utilizar toda su
potencia, crear páginas web, realizar gráficos, organigramas, diseños con
terminación profesional, introducirle imágenes, animaciones, sonidos, etc.
Su función principal es la de una hoja de cálculo
o planilla electrónica. Puede crear facturas, hojas de balance, control de
gastos, llevar estados de cuenta, manejo de sueldos, entre otras cosas. También
podemos elaborar estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de
manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Además, podemos insertarle todo
tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc. Como beneficio
adicional, maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos para
darnos solo la información que nos interesa.
Es una BASE DE DATOS. Puede llevar la
administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos,
llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son
innumerables. Su potencia le permitirá crear tus programas para manejar todos
los datos que desees, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir
informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar,
dar de baja y modificar datos con simpleza.
Utilidad ideal para realizar PRESENTACIONES.
Permite presentar tus proyectos, ideas, resultados o cometidos de una empresa,
cualidades de su producto, explicaciones de sus clases, etc. Es el formato
ideal para acompañarlo en sus discursos o presentaciones con público, o bien,
enviar el archivo y dejar que se explique por sí mismo. Puede realizar
diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música o sus
propias palabras, si lo desea. También permite, si usted posee una cámara web y
un micrófono, hacer difusiones en directo a grupos pequeños, y mostrarles
además su presentación.
Es la aplicación de autoedición o DTP de
Microsoft corparation. A menudo es considerado como un programa para
principiantes o de “nivel de entrada”, que difiere del procesador de textos Word
en que se hace hincapié en el diseño y maquetación de las páginas, más que en
el proceso y corrección de textos. Microsoft Publisher le ayuda a crear,
personalizar y compartir con facilidad una amplia variedad de publicaciones y
material de marketing de calidad personal.
Puede comunicar fácilmente su mensaje en
diferentes tipos de publicaciones, lo cual permite ahorrar tiempo y dinero. Ya
sea que necesite crear folletos, boletines, postales, tarjetas de felicitación,
y boletines electrónicos, puede obtener resultados de alta calidad sin tener
experiencia en diseño gráfico. (MONTALVO GASTELU, VEGA VASQUEZ,
& SANTISTEBAN FERNANDEZ, 2013, pág. 24)
Administra su CORREO electrónico. Permite hacer
un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba o envíe.
También puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas, puede
seleccionar el correo no deseado y mucho más. Incluye además la posibilidad de
llevar su agenda con calendario, puede recordarle sus tareas a realizar y le
permite escribir notas, que puede ordenar según diferentes colores si es que
necesita hacer un apunte.
La evolución ofimática es un término que se
utiliza para definir la evolución de un conjunto eficiente de aplicaciones para
realizar diferentes tareas de oficina, como creación de documentos, análisis de
información de negocios y comunicación.
Originariamente, la ofimática surge como una
necesidad para mecanizar las tareas más costosas y repetitivas que se
desarrollaban en las oficinas y de este modo aparecieron las primeras
calculadoras o máquinas de escribir. Hoy en día se ha evolucionado en este
concepto y lo que antes eran máquinas de escribir o calculadoras, se ha
transformado con el paso del tiempo, gracias a la entrada de los ordenadores de
oficina. En la actualidad cualquier lugar de trabajo en una oficina suele
utilizar suites ofimáticas.
Tabla 7 conceptos de ofimática
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA
MICROSOFT OFFICE
| ||
Word
|
Excel
|
Poder Point
|
Es un procesador de textos, permite crear documentos
|
Es una hoja de cálculo que nos permite hacer operaciones con fechas
|
Permite crear presentaciones
|
.docx
|
.xls
|
.pptx
|
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA
MONTALVO GASTELU, P., VEGA VASQUEZ, G., &
SANTISTEBAN FERNANDEZ, O. (2013). COMPUTACION E INFORMATICA.
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